Einen Ablauf gemeinsam ansehen

Ausgangspunkt ist ein konkreter Bereich, etwa die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Auftragsübergabe oder die Vorbereitung von Rechnungen. APPSTANT geht mit Ihnen und den beteiligten Mitarbeitenden ausgewählte Beispiele durch: Wo beginnt die Arbeit? Welche Angaben braucht die nächste Person? Wo wird gewartet, gesucht oder nachgefragt?

Dabei werden auch Ausnahmen und Vertretungen betrachtet. Vorhandene Unterlagen und Programme zeigen, wie tatsächlich gearbeitet wird. So lässt sich einordnen, ob vor allem Zeit fehlt, Aufgaben anders verteilt werden müssen oder das verwendete Werkzeug Unterstützung braucht.

Eine Grundlage, mit der Sie weiterarbeiten können

Sie erhalten eine verständliche Darstellung des untersuchten Ablaufs, die wesentlichen Schwierigkeiten und eine begründete Empfehlung für die nächsten Schritte. Die Unterlagen benennen, worauf die Einschätzung beruht und welche Fragen offenbleiben.

Mögliche Maßnahmen werden nach Dringlichkeit, Voraussetzungen und voraussichtlichem Aufwand eingeordnet. Für den ersten Schritt wird festgehalten, wer ihn übernehmen kann und woran Sie erkennen, ob sich die Situation verbessert. Damit können Sie intern Aufgaben vergeben, eine Anschaffung prüfen oder gezielt weitere Unterstützung anfragen. Die Unterlagen stehen Ihnen unabhängig von einem Folgeauftrag zur Verfügung.

Beispiel einer Entscheidung nach dem Check

Illustratives Beispiel, kein Kundenfall: Aufträge erreichen die zuständige Person ohne Liefertermin. Dadurch entstehen Rückfragen und Verzögerungen. Eine gemeinsame Übergabevorlage könnte die fehlenden Angaben sichern. Zeigt sich dagegen, dass vollständige Aufträge wegen dauerhaft zu hoher Auslastung liegen bleiben, wäre zusätzliche Bearbeitungszeit zu prüfen. Der Check hilft, diese Ursachen auseinanderzuhalten und die passende Maßnahme auszuwählen.

Was Sie beitragen

Sie stellen einige typische Arbeitsbeispiele und vorhandene Unterlagen bereit. Die beteiligten Mitarbeitenden erklären ihren Ablauf; eine verantwortliche Person bespricht die Ergebnisse und entscheidet über das weitere Vorgehen. Es braucht keine vorbereitete Beschreibung des Problems und keine aufwendig erstellte Dokumentation.

Klar vereinbart und abgeschlossen

Prüfbereich, Ergebnis, Mitwirkung und Festpreis werden gemeinsam abgegrenzt und vor Auftrag vereinbart. Der Check umfasst die Untersuchung und Empfehlung; eine anschließende Einführung oder Einrichtung wird gesondert vereinbart.

Zum Abschluss gehen wir die Ergebnisse durch, klären offene Fragen und halten Ihren nächsten Schritt fest. Eine weitere Begleitung durch APPSTANT ist möglich. Eine bereits absehbare Umsetzung kann auch direkt beauftragt werden.